Secrétariat téléphonique : l’employé idéal

Le secrétariat téléphonique occupe une fonction de support dans une entreprise. C’est un poste qui prend en charge tous les différents aspects qu’englobe le métier de secrétaire. De plus, le secrétaire téléphonique peut réaliser des tâches à distance. Enfin, c’est la première personne à être en contact avec vos clients ou prospects. Il est donc important de placer une personne compétente à ce poste pour donner une bonne image de votre compagnie. Dans cet article, vous découvrirez les points à retenir pour faire le bon choix lors de votre recrutement.

L’expérience

L’expérience sera une clé décisive dans le choix de votre futur collaborateur. Par ailleurs, il/elle devra avoir un bon sens relationnel, une bonne écoute et une grande capacité d’assimilation pour tenir parfaitement ce poste.

Le sens relationnel

Avoir le sens du relationnel, c’est surtout savoir réaliser des échanges courtois et professionnels avec les personnes entrant en contact avec l’employé. Pour ce faire, cette personne doit être dotée d’une bonne expérience dans le domaine du secrétariat téléphonique.

Certaines personnes sont naturellement douées pour jouer ce rôle d’intermédiaire entre vous, vos clients, vos partenaires ainsi que vos prospects. Par conséquent, c’est un point non négligeable si vous souhaitez afficher dès le départ une bonne image de votre entreprise auprès de vos consommateurs et sociétaires.

La bonne écoute

Entendre et écouter sont deux choses distinctes. En effet, « entendre ne veut pas dire écouter, car l’ouïe est un sens, mais l’écoute est un art ». Une bonne écoute est donc primordiale pour un secrétaire ou un télésecrétaire si celui-ci/celle-ci veut réussir à bien comprendre le sujet de discussion. Mais aussi à donner une plus-value réelle à l’échange.

La capacité d’adaptation

Les tâches que prend en charge un secrétaire téléphonique sont très nombreuses. Cela va de la gestion administrative aux appels à réaliser, en passant par la petite comptabilité, etc. En outre, le secrétaire ou le télésecrétaire est sans doute l’une des bases les plus importantes pour la pérennité d’une entreprise.

En plus de ses qualifications et de ses capacités, il est nécessaire que cet individu ait une grande capacité d’adaptation pour pouvoir assimiler toutes les informations qui lui seront données. Mais également, de pouvoir mettre en pratique toutes les actions qui lui seront demandées.

Le niveau technique et la tarification

Également, le niveau technique et la tarification auront un grand impact sur votre indice de performance. Recherchez donc une personne qui aura une bonne maîtrise des outils bureautiques, de la disponibilité et de la flexibilité. De plus, une tarification qui saura s’adapter à vos besoins et critères.

La maîtrise des outils

En effet, ce métier demande une certaine aisance dans la maîtrise des outils informatiques désormais indispensables Pour que ce service soit optimal, il est donc très important que la personne responsable de ce poste dispose d’une bonne connaissance des TIC (Technologie de l’Information et de la Communication). Ainsi, cet individu pourra réaliser en bonne et due forme les travaux que vous lui confierez.

La disponibilité et la flexibilité

La disponibilité et la flexibilité du collaborateur ou du télésecrétaire sont des points non négligeables à considérer. En effet, le chargé de poste devra traiter, mais aussi fournir en temps et en heure voulus toutes les informations nécessaires à la bonne marche de la société.

Vous devrez donc, dès la mise en place de votre futur contrat, vous assurer que la personne que vous emploierez pourra suivre les changements apportés. Elle doit avoir une grande disponibilité pour réaliser toutes les tâches et les diverses correspondances avec vos clients et collaborateurs.

Le mode de facturation

Les modes de facturation peuvent être très divers selon les compétences et la disponibilité du chargé de poste que vous recherchez. Pour cela, différentes solutions s’offrent à vous, notamment :

• La tarification horaire : ce sera la meilleure formule si vous souhaitez une collaboration de longue durée. Le taux horaire variera selon le niveau d’expérience et la qualification.
• La tarification à la tâche : cette option convient plutôt à des collaborations ponctuelles. Par exemple, en fonction des tâches effectuées, vous pourrez rétribuer la personne selon le nombre de rapports saisis, le nombre d’appels effectués…
• La facturation au forfait : cette méthode correspond également au choix le plus pertinent pour des opérations ponctuelles, mais répétitives. En outre, cela vient à s’accorder sur un budget global comprenant l’exécution de différentes tâches pour une durée déterminée.