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Toutes les entreprises, à part peut-être celles ne réalisant que des prestations de service, ont besoin de stocker physiquement les entrants de leur production : une entreprise industrielle doit avoir en permanence en entrepôt de quoi faire tourner ses machines. Une entreprise commerciale doit a fortiori disposer des produits qu’elle vend. Compte-tenu de la complexité de la problématique, il est nécessaire, dès que l’entreprise dépasse une certaine taille, de faire appel à un logiciel dédié. Encore faut-il maîtriser le fonctionnement d’un logiciel gestion de stock.
Un logiciel pour maîtriser les stocks en temps réel
Le fonctionnement d’un logiciel gestion de stock repose sur un principe simple, tracer toutes les entrées (livraisons par les fournisseurs, ou éventuellement retours après reconditionnement) et toutes les sorties du stock (utilisation en production, mise en rayon ou vente). La connaissance de tous ces mouvements permet d’avoir à tout moment une photographie du stock, sans attendre les périodes d’inventaires ou les arrêtés de compte pour savoir où l’on en est !
L’introduction des codes-barres sur la quasi-totalité des produits a considérablement simplifié ce traçage des mouvements de stocks : la plupart des logiciels de stocks peuvent être alimentés via des lecteurs de codes-barres (les petits scanneurs qu’utilisent les caissières des grands magasins), et ainsi le produit exact est reconnu avec certitude, sans risque de confusion avec des produits proches mais différents (ce qui était jadis le cauchemar lors des inventaires, le gestionnaire de stocks s’apercevait de disparitions mystérieuses… mais aussi d’apparitions inexpliquées dans son entrepôt !).
L’optimisation des commandes avec le logiciel de stocks
Le fonctionnement d’un logiciel gestion de stock permet de suivre l’évolution du stock de chaque produit : l’automatisation de la saisie donne une visibilité en temps réel des variations, et les statistiques permettent de connaître les plages et courbes de variation du stock de chaque produit, et d’éviter aussi bien les ruptures de stock que le sur-stockage.
Le suivi fin de l’état du stock permet de commander à temps pour ne pas être en manque d’un produit essentiel : en suivant l’évolution du stock et en connaissant le délai d’exécution d’une commande, il est aisé de passer la commande à temps en anticipant les délais de livraison par la poste pour ne pas se retrouver en manque ! C’est la transposition à l’échelle d’une PME du concept du juste à temps des grands constructeurs automobiles, qui consiste à passer la commande quand c’est nécessaire, afin de ne jamais arrêter les chaînes (ou les ventes), mais pas trop tôt, afin de minimiser les frais.
Le logiciel de gestion de stocks permet en effet d’éviter également le sur-stockage, un danger qui menace souvent les PME : les gestionnaires ont tendance à gonfler le stock, au nom d’un principe de précaution hypertrophié (on ne sait jamais…) ou d’une sagesse paysanne mal comprise (ça peut toujours servir…). Le problème, c’est qu’un stock excessif a ses inconvénients : il mobilise inutilement la trésorerie de l’entreprise (qui est rarement excédentaire…), engendre des frais financiers supplémentaires (puisqu’il faut en général emprunter auprès de sa banque pour supporter le stock) et augmente in fine les risques de se trouver avec des stocks inutilisables en raison de leur obsolescence (changement de mode, nouvelle version, etc.) !
Logiciel gestion de stock : des fonctionnalités avancées
Le fonctionnement d’un logiciel gestion de stock réserve en sus de bonnes surprises aux entreprises utilisatrices : la consultation multipostes, disponible sur la plupart d’entre eux, permet un partage de l’information entre les divers intervenants de l’entreprise et simplifie la gestion au quotidien ; beaucoup permettent également de gérer les tarifs et les taux de TVA, allégeant d’autant la tâche du service comptabilité.
